Офисный переезд (inka-trans.ua/perevozki-kiev/ofisnyj-pereezd) может стать серьезным испытанием для любой компании, особенно когда речь идет о сохранении продуктивности сотрудников. По данным исследования Американской ассоциации управления переездами (AMSA), в среднем у компаний уходит около 3 месяцев на восстановление продуктивности после офисного переезда.
Однако, с правильным планированием, стратегией и помощью мувинговых компаний, этот процесс можно значительно ускорить и минимизировать негативное влияние на работу компании.
Как подготовиться к офисному переезду?
- Начните с установки даты переезда и оцените, сколько времени и средств потребуется на его реализацию. Это поможет Вам создать реалистичный план и избежать неприятных сюрпризов в процессе.
- Сформируйте команду, которая будет отвечать за различные аспекты переезда — от упаковки и транспортировки до обустройства нового офиса. Четкое распределение обязанностей поможет избежать хаоса и обеспечит слаженную работу.
- Составьте подробный список всего офисного имущества, включая мебель, технику, документацию. Это позволит оценить объем предстоящих работ, оптимизировать затраты и избежать потерь при транспортировке.
- По данным экспертов, в среднем офисы накапливают до 30% ненужных вещей. Переезд — отличный повод избавиться от старой мебели, неисправной техники и устаревшей документации.
- Привлеките профессионального дизайнера или используйте онлайн-инструменты для создания 3D-модели будущего офиса. Учтите потребности каждого отдела, предусмотрите зоны для совместной работы и отдыха. Грамотная организация пространства может повысить продуктивность сотрудников на 15-20%.
- Заблаговременно спланируйте размещение розеток, сетевых и телефонных разъемов, продумайте систему хранения данных и резервного копирования. Это позволит быстро наладить работу всех систем и минимизировать простои.
- Для перевозки офисного имущества лучше привлечь профессионалов, которые имеют опыт в подобных проектах. Изучите отзывы, сравните цены и условия, обсудите все детали, включая страховку и сроки доставки. Если Ваш офис расположен в Киеве, можете, например, заказать услуги по грузоперевозке у «Inka Trans».
- Не забудьте про клиентов и партнеров. Заблаговременно уведомите их о предстоящем переезде, сообщите новый адрес и контактные данные. Если возможны кратковременные перебои в работе, предупредите об этом и предложите альтернативные каналы связи.
Как адаптироваться после офисного переезда?
Организуйте комфортное рабочее пространство, обеспечив сотрудников эргономичной мебелью и необходимым оборудованием, что по данным Гарвардского университета может повысить производительность труда на 15-20%.
Проведите экскурсию по новому офису, показывая важные локации, чтобы сотрудники быстрее освоились и чувствовали себя комфортно. Установите четкие правила и процедуры, своевременно информируя об изменениях, и проводите обучающие сессии для всех сотрудников.
Поддерживайте открытую коммуникацию, регулярно спрашивая сотрудников о возникающих трудностях и возможностях улучшения. Организуйте тимбилдинг мероприятия для сплочения коллектива и облегчения адаптации. Будьте готовы к временному снижению продуктивности в первые 3-4 недели после переезда, проявляйте понимание и поддерживайте сотрудников в этот период.